Cách Kiểm Soát Tiến Độ Giao Vật Tư M&E Theo Từng Đợt Thi Công

Trong các dự án xây dựng, tiến độ cung ứng vật tư M&E ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch thi công và nghiệm thu. Nếu vật tư giao chậm, nhà thầu có thể phải điều chỉnh nhân lực, kéo dài thời gian thi công và phát sinh chi phí.

Vì vậy, kiểm soát tiến độ giao vật tư M&E theo từng đợt thi công là công việc quan trọng đối với bộ phận vật tư, phòng mua hàng và ban chỉ huy công trình.

NTT  chia sẻ 7 bước kiểm soát tiến độ giao hàng hiệu quả, giúp nhà thầu chủ động nguồn cung, hạn chế thiếu hàng và phối hợp tốt hơn giữa nhà cung cấp với công trường.

1. Vì Sao Cần Kiểm Soát Tiến Độ Giao Vật Tư M&E?

Vật tư phụ M&E được sử dụng xuyên suốt quá trình lắp đặt hệ thống điện, cấp thoát nước, điều hòa không khí và hệ thống cơ điện trong công trình.

Các nhóm vật tư thường gặp gồm thang máng cáp, thanh Unistrut, ty ren, bu lông, đai treo ống, U-Bolt, đai ốc, long đền và các loại phụ kiện lắp đặt.

Nếu không có kế hoạch giao hàng cụ thể, công trình có thể gặp những vấn đề sau:

• Thiếu vật tư khi thi công: Đội thi công phải chờ hàng hoặc chuyển sang công việc khác.
• Giao hàng không đúng thời điểm: Vật tư đến quá sớm gây tốn diện tích lưu kho và tăng nguy cơ thất lạc.
• Sai quy cách hoặc số lượng: Hàng không phù hợp với bản vẽ, BOQ hoặc yêu cầu kỹ thuật.
• Phát sinh chi phí: Tăng chi phí lưu kho, vận chuyển bổ sung và điều phối nhân công.
• Ảnh hưởng tiến độ nghiệm thu: Thiếu vật tư có thể làm gián đoạn việc hoàn thiện từng khu vực.

Do đó, nhà thầu cần theo dõi tiến độ cung ứng ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, thay vì đợi đến khi công trường báo thiếu hàng mới xử lý.

2. Bước 1: Lập Kế Hoạch Giao Vật Tư Theo Tiến Độ Thi Công

Trước khi đặt hàng, nhà thầu cần xác định rõ khối lượng vật tư sử dụng theo từng giai đoạn và khu vực thi công.

Không nên chỉ căn cứ vào tổng khối lượng của toàn bộ dự án. Thay vào đó, cần chia vật tư theo tầng, khu vực, hạng mục hoặc mốc tiến độ thực tế.

Ví dụ, đối với dự án cơ điện, kế hoạch có thể chia thành các đợt:

• Đợt 1: Cung cấp vật tư phục vụ lắp đặt hệ thống giá đỡ và tuyến thang máng cáp.
• Đợt 2: Bổ sung ty ren, thanh Unistrut, bu lông và phụ kiện treo đỡ.
• Đợt 3: Cung cấp đai treo ống, U-Bolt và vật tư phục vụ hệ thống đường ống.
• Đợt 4: Bổ sung vật tư hoàn thiện, thay thế hoặc phát sinh theo thực tế thi công.

Đây là ví dụ tham khảo. Số lượng và thứ tự giao hàng cần được điều chỉnh theo bản vẽ, BOQ và tiến độ đã được phê duyệt của từng dự án.

Khi lập kế hoạch, cần xác định tối thiểu các thông tin:

• Tên vật tư và mã hàng.
• Quy cách, vật liệu và yêu cầu kỹ thuật.
• Số lượng cần sử dụng.
• Khu vực hoặc hạng mục thi công.
• Ngày yêu cầu giao hàng.
• Ngày nhà cung cấp xác nhận giao hàng.
• Người phụ trách theo dõi.

Kế hoạch càng chi tiết thì khả năng phát hiện nguy cơ thiếu hàng càng cao.

3. Bước 2: Đối Chiếu BOQ, Bản Vẽ Và Khối Lượng Đặt Hàng

Một trong những nguyên nhân khiến tiến độ giao vật tư M&E bị ảnh hưởng là khối lượng đặt hàng không khớp với nhu cầu thực tế.

Trước khi xác nhận đơn hàng, bộ phận vật tư cần đối chiếu BOQ với bản vẽ thi công và kế hoạch triển khai của công trường.

Đối với ty ren, cần xác nhận đường kính, chiều dài và số lượng. Với thanh Unistrut, cần kiểm tra tiết diện, chiều dài và lớp hoàn thiện bề mặt. Đối với đai treo ống hoặc U-Bolt, cần xác nhận kích thước phù hợp với đường kính ống và yêu cầu kỹ thuật.

Ngoài ra, cần kiểm tra các yếu tố sau:

• Quy cách vật tư có đúng hồ sơ đã duyệt không?
• Số lượng đặt hàng có đáp ứng từng đợt thi công không?
• Vật tư có yêu cầu mạ kẽm nhúng nóng, mạ điện phân hoặc xử lý bề mặt đặc biệt không?
• Hồ sơ chất lượng, CO/CQ hoặc tài liệu liên quan có được yêu cầu không?
• Có cần gia công theo bản vẽ riêng của dự án không?

Nếu phát hiện sai lệch, cần xử lý trước khi sản xuất hoặc xuất hàng. Việc xác nhận lại ngay từ đầu giúp hạn chế đổi trả và tránh ảnh hưởng đến lịch giao hàng.

4. Bước 3: Xác Nhận Lịch Giao Hàng Với Nhà Cung Cấp

Sau khi thống nhất khối lượng và quy cách, nhà thầu cần yêu cầu nhà cung cấp xác nhận lịch giao hàng cụ thể cho từng đợt.

Không nên chỉ ghi chung chung là giao hàng theo tiến độ công trình. Cần có ngày giao dự kiến, số lượng, địa điểm nhận hàng và người phụ trách xác nhận.

Một kế hoạch giao hàng nên thể hiện rõ:

• Mã đơn hàng hoặc mã yêu cầu mua hàng.
• Danh sách vật tư của từng đợt.
• Số lượng giao theo từng mã hàng.
• Ngày giao dự kiến và thời hạn xác nhận.
• Tình trạng sản xuất, gia công hoặc chuẩn bị hàng.
• Yêu cầu đóng gói, vận chuyển và hồ sơ đi kèm.

Đối với vật tư cần gia công theo bản vẽ, nên tính thêm thời gian xác nhận bản vẽ, sản xuất, kiểm tra chất lượng và vận chuyển.

Nhà thầu cũng nên thống nhất cách xử lý khi có thay đổi về tiến độ, số lượng hoặc địa điểm nhận hàng. Việc trao đổi rõ ràng giúp hai bên chủ động hơn khi công trường điều chỉnh kế hoạch.

5. Bước 4: Theo Dõi Tiến Độ Bằng Bảng Quản Lý Giao Hàng

Bảng theo dõi giao vật tư M&E là công cụ đơn giản nhưng hữu ích để kiểm soát nhiều đơn hàng cùng lúc.

Thay vì theo dõi thông tin rời rạc qua điện thoại hoặc tin nhắn, bộ phận vật tư nên cập nhật dữ liệu vào một bảng chung.

Các cột thông tin cần có gồm:

Nên cập nhật bảng sau mỗi lần xác nhận đơn hàng, thay đổi lịch giao hoặc nhận hàng thực tế.

Đặc biệt, cần so sánh ngày giao cam kết với ngày công trường yêu cầu. Nếu lịch giao có nguy cơ trễ, bộ phận phụ trách phải thông báo sớm để điều chỉnh kế hoạch.

6. Bước 5: Kiểm Tra Chất Lượng Và Số Lượng Khi Nhận Hàng

Giao hàng đúng ngày chưa đủ để bảo đảm tiến độ nếu vật tư không đúng yêu cầu kỹ thuật.

Khi nhận hàng, bộ phận kho hoặc người phụ trách vật tư cần kiểm tra số lượng, quy cách, tình trạng hàng hóa và hồ sơ liên quan.

Các nội dung cần kiểm tra bao gồm:

• Số lượng: Đối chiếu phiếu giao hàng với đơn đặt hàng.
• Quy cách: Kiểm tra kích thước, đường kính, chiều dài và chủng loại.
• Ngoại quan: Phát hiện cong vênh, biến dạng, hư hỏng hoặc lớp mạ không đạt yêu cầu.
• Hồ sơ: Kiểm tra chứng từ chất lượng theo yêu cầu của hợp đồng và hồ sơ được duyệt.
• Phân loại: Tách riêng từng mã hàng để thuận tiện cấp phát cho các đội thi công.

Nếu phát hiện vật tư sai quy cách hoặc thiếu số lượng, cần lập biên bản hoặc ghi nhận bằng hình ảnh, đồng thời thông báo ngay cho nhà cung cấp.

Không nên chờ đến khi lắp đặt mới phát hiện sai sót. Khi đó, việc đổi hàng hoặc bổ sung có thể ảnh hưởng đến nhiều hạng mục liên quan.

7. Bước 6: Chủ Động Xử Lý Nguy Cơ Chậm Giao Hàng

Trong quá trình thực hiện dự án, lịch giao hàng có thể thay đổi do thiếu nguyên liệu, phát sinh gia công, điều chỉnh bản vẽ hoặc thay đổi tiến độ thi công.

Vì vậy, bộ phận vật tư cần nhận diện rủi ro trước khi ảnh hưởng đến công trường.

Có thể áp dụng ba biện pháp sau:

Thứ nhất, ưu tiên vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến đường găng thi công.

Các vật tư cần thiết cho công việc sắp triển khai phải được theo dõi sát hơn. Không nên ưu tiên giao hàng chỉ dựa trên giá trị đơn hàng hoặc số lượng lớn.

Thứ hai, yêu cầu cập nhật tình trạng đơn hàng định kỳ.

Với đơn hàng có thời gian sản xuất dài hoặc gia công riêng, cần xác nhận tiến độ chuẩn bị hàng và lịch giao trước ngày yêu cầu nhận hàng.

Thứ ba, chuẩn bị phương án bổ sung phù hợp.

Khi có nguy cơ thiếu vật tư, cần xác định chính xác mã hàng, số lượng thiếu và thời điểm cần sử dụng. Sau đó, phối hợp với nhà cung cấp để xem xét giao trước một phần, chia nhỏ lô hàng hoặc điều chỉnh lịch giao.

Mọi phương án thay thế vật tư phải được kiểm tra và phê duyệt theo yêu cầu kỹ thuật của dự án trước khi sử dụng.

8. Bước 7: Đánh Giá Kết Quả Sau Mỗi Đợt Giao Hàng

Sau khi hoàn thành một đợt giao hàng, bộ phận vật tư nên tổng hợp kết quả để đánh giá mức độ đáp ứng của nhà cung cấp.

Một số chỉ tiêu nên theo dõi gồm:

• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
• Tỷ lệ giao đủ số lượng.
• Số lần giao sai quy cách.
• Thời gian xử lý hàng thiếu hoặc hàng lỗi.
• Mức độ đầy đủ của hồ sơ đi kèm.
• Khả năng phối hợp khi công trường thay đổi kế hoạch.

Có thể tính tỷ lệ giao hàng đúng hạn theo công thức:

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn (%) = Số đợt giao đúng hạn / Tổng số đợt giao hàng × 100%

Ví dụ, nếu nhà cung cấp thực hiện đúng hạn 18 trên tổng số 20 đợt giao, tỷ lệ giao đúng hạn là 90%.

Chỉ tiêu này nên được xem xét cùng với chất lượng vật tư, mức độ giao đủ hàng và khả năng phối hợp thực tế. Qua đó, nhà thầu có cơ sở đánh giá nhà cung cấp và cải thiện kế hoạch cung ứng cho các giai đoạn tiếp theo.

9. NTT – Đồng Hành Cung Ứng Vật Tư Phụ M&E Cho Công Trình

Đối với các dự án xây dựng và cơ điện, việc lựa chọn đơn vị cung ứng có khả năng phối hợp theo kế hoạch giao hàng là yếu tố quan trọng trong quản lý vật tư.

NTT  hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và cung ứng vật tư phụ cơ điện M&E, phục vụ nhu cầu của nhà thầu và các dự án xây dựng.

Các nhóm sản phẩm gồm:

• Thang máng cáp và phụ kiện.
• Ty ren nhiều kích thước.
• Thanh Unistrut và phụ kiện lắp đặt.
• U-Bolt, đai treo ống và phụ kiện treo đỡ.
• Bu lông, đai ốc, long đền và vật tư liên kết.
• Bản mã, giá đỡ và các sản phẩm gia công theo yêu cầu kỹ thuật.

Khi có nhu cầu, nhà thầu nên cung cấp BOQ, bản vẽ, quy cách, số lượng dự kiến và tiến độ cần hàng để hai bên trao đổi phương án cung ứng phù hợp.

Việc thống nhất yêu cầu ngay từ đầu giúp quá trình báo giá, chuẩn bị hàng và giao nhận rõ ràng hơn.

Tìm hiểu thêm về vật tư phụ M&E tại website chính thức: https://cokhintt.com/vat-tu-phu-me/

NTT  để trao đổi nhu cầu cung ứng vật tư M&E theo từng giai đoạn thi công của dự án.

10. Kết Luận

Kiểm soát tiến độ giao vật tư M&E theo từng đợt thi công giúp nhà thầu chủ động nguồn hàng, giảm nguy cơ thiếu vật tư và hạn chế chi phí phát sinh.

Để thực hiện hiệu quả, cần lập kế hoạch giao hàng theo tiến độ thực tế, đối chiếu BOQ và bản vẽ, xác nhận lịch với nhà cung cấp, cập nhật bảng theo dõi và kiểm tra kỹ khi nhận hàng.

Bên cạnh đó, việc chủ động xử lý nguy cơ chậm giao và đánh giá kết quả sau mỗi đợt sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý vật tư trong toàn bộ dự án.

NTT  hướng đến việc phối hợp cung ứng vật tư phụ M&E theo nhu cầu thực tế của công trình, góp phần hỗ trợ nhà thầu quản lý vật tư và triển khai thi công thuận lợi hơn.

NTT  – Vật tư phụ M&E cho công trình xây dựng và cơ điện.

HOTLINE: 0789845669 MR CAM  VAN